Häufige Fragen und klare Antworten zu openDesk

openDesk ist eine flexible Office- und Kollaborationssuite für die Öffentliche Verwaltung. Sie bündelt bewährte Open-Source-Applikationen wie E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Dateiverwaltung und Chat an einem Ort, der über einen einzigen Login erreichbar ist.

Bereitgestellt wird openDesk vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) im Auftrag des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI). Die Suite wird in enger Abstimmung mit den jeweiligen Entwicklerteams der integrierten Komponenten laufend weiterentwickelt.

Interessierte öffentliche Einrichtungen können auf Anfrage einen Demo-Zugang erhalten!

openDesk bündelt alle wichtigen Anwendungen für den digitalen Arbeitsplatz in einer einzigen Oberfläche. Die Suite ist web-basiert und mit dem Browser über ein zentrales Portal erreichbar.

Zu den Hauptfunktionen zählen das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit, von Text und Tabellenkalkulationen bis hin zu Präsentationen. Dazu gibt es eine zentrale Dateiablage zum Speichern, Teilen und Organisieren von Inhalten. Der Austausch funktioniert intern genauso reibungslos wie mit externen Partnern.

Darüber hinaus bringt openDesk eine vollständige Groupware mit: E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgabenverwaltung sind ebenso integriert wie moderne Tools für die tägliche Zusammenarbeit, etwa Chat, Videokonferenzen, ein Wiki, Notizen und Projektplanung.

Benutzerrollen und Zugriffsrechte lassen sich zentral für alle eingebundenen Anwendungen verwalten.

Nein. openDesk wird an den Bedürfnissen der gesamten Öffentlichen Verwaltung in Deutschland ausgerichtet. Der aktuelle Fokus liegt zwar auf Bundesbehörden, da das Projekt vom Bundesministerium des Innern und für Heimat gefördert wird, jedoch ist openDesk ebenso für Landes- und Kommunalverwaltungen geeignet. Inzwischen gibt es sogar Interesse über die deutschen Grenzen hinaus.

openDesk kann auf mehreren Wegen bezogen werden. Kommunen, die direkt oder über ihr Rechenzentrum Mitglied von govdigital sind, können openDesk vergabefrei über die Genossenschaft erwerben.

Für alle anderen Kommunen besteht die Möglichkeit einer direkten Vergabe mit entsprechender Begründung. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Ja, openDesk kann problemlos im eigenen Rechenzentrum betrieben werden, vorausgesetzt, Ihr Rechenzentrum unterstützt den Betrieb eines Kubernetes-Clusters.

Für alle, die openDesk selbst verwalten möchten, bieten wir umfangreiche Service- und Supportleistungen an, darunter Unterstützung bei der Installation und regelmäßige Software-Updates.

Alternativ steht openDesk auch als Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung. In der Cloud-Infrastruktur eines deutschen Hyperscalers sind Ihre Daten dabei nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt.

openDesk setzt auf ein mehrstufiges Sicherheitskonzept, das Ihre Daten und Kommunikationswege zuverlässig schützt.

Beim Chat (Element) kommt standardmäßig Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Einsatz und für E-Mails steht Ihnen die erprobte OpenPGP-Verschlüsselung über Open-Xchange zur Verfügung. Im SaaS-Betrieb werden alle hochgeladenen Dateien und Mail-Anhänge automatisch auf Viren geprüft. Zusätzlich lässt sich der Zugriff durch Multi-Faktor-Authentifizierung absichern.

Die openDesk-Plattform folgt dem Prinzip der Datensouveränität: Daten werden lokal gespeichert. Beim SaaS-Angebot übernimmt das der Hosting-Anbieter (STACKIT), der die Vorgaben des BSI C5-Kriterienkatalogs erfüllt.

Derzeit sind Fachverfahren noch nicht angebunden. Wir wissen jedoch, dass die Integration verschiedener Fachsoftware in Ihren Dienststellen für eine effiziente Arbeit mit openDesk unerlässlich ist. Aktuell entwickeln wir bereits standardisierte Schnittstellen zu E-Akten-Systemen. Um jedoch auch Ihre spezifischen Fachanwendungen optimal integrieren zu können, freuen wir uns über Ihre Unterstützung und Anregungen. Kontaktieren Sie uns hierzu gerne!

openDesk ist in zwei Varianten verfügbar: Die Community Edition steht kostenfrei auf der Plattform openCode.de zum Download bereit und kann eigenverantwortlich betrieben werden; Support erfolgt durch die Community.

Für Organisationen der Öffentlichen Verwaltung bietet die ZenDiS GmbH die openDesk Enterprise Edition an. Diese Edition beinhaltet erweiterte Funktionen, Support und Services, die über den Standardumfang hinausgehen. Sie kann entweder als SaaS-Version genutzt oder im eigenen Rechenzentrum betrieben werden.

Aktuell ist unser SaaS-Angebot an öffentliche Einrichtungen mit mehr als 500 Nutzern gerichtet. Detaillierte Angebote und Preisinformationen erhalten Sie auf Anfrage. Für Bildungseinrichtungen sind Sonderkonditionen geplant; für größere Organisationen gibt es Staffelpreise.

Nubus von Univention ist die zentrale Komponente für die Verwaltung von Benutzern und Identitäten in openDesk. Das System kann bestehende Verzeichnisdienste wie Microsoft Active Directory (AD) ersetzen oder nahtlos ergänzen.

openDesk unterstützt Single-Sign-On (SSO). Anwender müssen sich damit nur einmal anmelden, um auf alle verbundenen Anwendungen zugreifen zu können. Bestehende AD- oder LDAP-Verzeichnisse können direkt angebunden werden.

Für die Übernahme von Benutzerdaten aus bestehenden Systemen steht der Nubus Directory Importer zur Verfügung. Dies erleichtert sowohl eine vollständige Migration als auch eine hybride Nutzung, bei der eigene oder bestehende Verzeichnisdienste parallel weiterbetrieben werden können.

openDesk setzt auf offene Standards und Schnittstellen (APIs), um die Anbindung an bestehende Systeme und Fachverfahren zu ermöglichen. Drittanwendungen lassen sich zum Beispiel direkt in die zentrale Benutzerverwaltung und das Single-Sign-On (SSO) von openDesk einbinden.

Auch beim Dateiformat zeigt sich openDesk flexibel: Gängige Microsoft-Office-Formate werden problemlos unterstützt, was den Austausch und die Weiterbearbeitung von Dokumenten erleichtert.

Für zentrale Anwendungen wie Chat (Element), Dateiablage (Nextcloud) und Office-Bearbeitung (Collabora) gibt es zusätzlich Desktop- und Mobile-Apps.

Die Dateiablage lässt sich über eine Erweiterung auch direkt in den lokalen Dateimanager (z. B. Windows Explorer) einbinden. Für bestehende E-Mail-Infrastrukturen, wie z. B. Microsoft Exchange, werden Migrationspfade zu Open-Xchange angeboten.

Eine integrierte revisionssichere Archivierung ist derzeit nicht Bestandteil von openDesk, jedoch ist die Anbindung an Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) geplant.

Im SaaS-Angebot von openDesk ist standardmäßig folgender Speicherplatz vorgesehen: Jeder Nutzer erhält ca. 2 GB persönlichen Speicherplatz für Dateien. Für die Zusammenarbeit in Teams steht ein Gruppenspeicher von ca. 1 TB pro 100 Nutzer zur Verfügung. Das E-Mail-Postfach umfasst standardmäßig ca. 5 GB pro Nutzer.

Bei Bedarf kann der Speicherplatz optional erweitert werden. openDesk ermöglicht eine granulare Wiederherstellung von Daten, falls diese versehentlich gelöscht wurden.

Bitte beachten Sie, dass openDesk keine integrierte revisionssichere Archivierung bietet; die Anbindung externer Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ist jedoch geplant. Die genauen Backup-Strategien werden im Rahmen des Service Level Agreements (SLA) für die Enterprise-Edition definiert.

Für Behörden steht die Enterprise-Edition zur Verfügung, die entweder als SaaS-Lösung genutzt oder im eigenen Rechenzentrum betrieben werden kann.

Die SaaS-Version wird in einem regionalen Rechenzentrum in Deutschland gehostet (STACKIT). Alternativ sind auch vertrauliche Cloud-Lösungen bei internationalen Anbietern möglich.

Die technische Grundlage sowohl bei der Cloud-Variante als auch im Eigenbetrieb bildet Kubernetes.

Für die Enterprise-Edition gelten Service Level Agreements (SLAs) mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Beim Betrieb im eigenen Rechenzentrum sind entsprechende Ressourcen nötig; auf Wunsch kann ZenDiS oder ein Partner Unterstützung leisten.

Hilfe bei der Datenmigration wird ebenfalls optional angeboten. Die Community-Edition von openDesk ist dagegen kostenfrei und kann von Organisationen eigenständig installiert und betrieben werden.

openDesk ist darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit flexibel zu gestalten und eignet sich für diverse Einsatzszenarien, von der vollumfänglichen Arbeitsplatzlösung über die Organisation von Projekten und Netzwerken bis hin zur Nutzung als interne Kommunikationsplattform oder im Krisenmanagement.

Für die Zusammenarbeit mit externen Partnern bietet openDesk flexible Möglichkeiten zur Dateifreigabe und sichere Gastzugriffe.

Die Chat-Funktion (Element) unterstützt Föderation. So können Nutzer auch mit Kontakten außerhalb der eigenen Organisation kommunizieren, sofern diese ebenfalls Element verwenden.

Für den Einstieg lässt sich openDesk flexibel einführen. Die einzelnen Anwendungen können Schritt für Schritt ausgerollt werden, je nach Bedarf und Struktur der jeweiligen Organisation.

openDesk ist eine vollwertige Alternative zu proprietären Büro- und Kollaborationslösungen und wurde speziell für die besonderen Anforderungen im Alltag der deutschen Öffentlichen Verwaltung entwickelt. Der Fokus liegt daher auf Unabhängigkeit, Sicherheit und praktischer Nutzbarkeit.

Die Software stammt aus europäischer Entwicklung und lässt sich DSGVO-konform betreiben. Hosting in deutschen Rechenzentren nach BSI-Standards ist möglich.

Im Gegensatz zu geschlossenen Plattformen setzt openDesk konsequent auf offene Schnittstellen. So kann die Lösung in vorhandene IT-Strukturen eingebunden werden, ohne alles umzukrempeln. Auch die Anbindung von Fachverfahren ist vorgesehen.

Entscheidend ist: openDesk richtet sich nach den Abläufen der Verwaltung – nicht umgekehrt. Ziel ist, digitale Zusammenarbeit einfacher, sicherer und besser steuerbar zu machen.