openDesk 1.6: Smarte Dateibearbeitung und mehr Sicherheit

Wichtiger Hinweis zum Update:

Ein direktes Update von openDesk Version 1.4 auf 1.6 wird nicht unterstützt. Bitte aktualisieren Sie openDesk auf Version 1.5, bevor Sie mit dem Upgrade auf 1.6 beginnen.

Dateien

Die Weiterentwicklung der Dateiablage bringt bessere Kontrolle über die Datenorganisation und steigert die Effizienz im täglichen Umgang mit diversen Dokumenten. Mit der verbesserten Benutzeroberfläche der Freigabe-Seitenleiste wird eine einfachere Navigation zwischen internen und externen Freigaben ermöglicht.

Auch die Dateikennzeichnung wurde verbessert. Mehrere Dokumente lassen sich nun gleichzeitig mit farblich kodierten Kennzeichnen versehen. Administratoren können das Erstellen von Kennzeichnungen durch Benutzer blockieren, um sicherzustellen, dass sich alle Anwender an einen vordefinierten Satz von Kennzeichnungen halten.

Die Dateikonvertierung wird jetzt auch noch einfacher: Sie können Dateien schnell über das Kontextmenü in ein anderes Format exportieren, ohne den Editor öffnen zu müssen.

Dokumentenbearbeitung

Mit Version 25.04.2 unseres Partners Collabora genießen alle Nutzer grundlegende Neuerungen in der täglichen Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen. Details zum umfangreichen Update sind in der offiziellen Code 25.04 Release auf Collabora Online zu finden, unter anderem mit den nachfolgenden Funktionen.

Intelligente Bearbeitung

In dieser Version wurde die Stabilität durch ein optimiertes Font-Handling verbessert. Die neuen „Styles“ und „Navigation“-Seitenleisten ermöglichen eine schnellere Sichtkontrolle und Vereinheitlichung von Formatvorlagen sowie die gleichzeitige Nutzung mehrerer Werkzeuge, wodurch der Bildschirmplatz optimal ausgenutzt wird.

Im Arbeitsalltag spart „Autotext“ Zeit, weil sich häufig genutzte Textbausteine jetzt schnell einfügen lassen. Eigene Wörterbücher erkennen Fachbegriffe zuverlässig und helfen, Fehler zu vermeiden.

Verbesserte Kommentarfunktionen und eine Spotlight-Suche in den Formatvorlagen erleichtern zudem die gezielte Bearbeitung und Abstimmung von Dokumenten.

Qualifizierte Elektronische Signaturen und PDF 2.0

Die Einführung von eID Easy PDF Signing ermöglicht die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) direkt aus openDesk heraus. Die Unterstützung des modernen PDF-2.0-Standards mit stärkerer Verschlüsselung erhöht dabei die Dokumentensicherheit.

Anwender können außerdem Dokumente jetzt digital unterzeichnen.

Granulare Nachverfolgung und sichere Bereitstellung

Durch den Einsatz von „Rootless Containern“ auf Basis von Linux-Namespaces erhöht sich die Systemsicherheit, was die Angriffsfläche der Server-Infrastruktur reduziert. Zusätzlich verbirgt das neue „Server Signature Hiding“ die exakte Versionsnummer und erschwert so gezielte Angriffe.

Sowohl Projektteams als auch Bearbeiter profitieren von der neuen Funktion „Per-User Change Tracking“. Änderungen können nun pro Nutzer aktiviert werden, was für mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit sorgt. So können bei Bedarf detaillierte Bearbeitungsspuren für ausgewählte Personen erstellt werden, ohne die Übersichtlichkeit für andere zu beeinträchtigen.

Diese Funktionen bieten insgesamt eine verbesserte Kontrolle und Revisionssicherheit. Die granulare Nachverfolgung von Änderungen unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und ermöglicht zum Beispiel eine lückenlose Dokumentation von Entscheidungsprozessen.

Präzise Tabellenkalkulation

Die optimierte Verarbeitung von XLSX-Dateien reduziert die Serverlast und verbessert die Performance, was sich besonders bei der Arbeit mit großen Datenmengen positiv auf die Systemstabilität auswirkt.

Dank verbesserter Handhabung von benannten Bereichen ist die Arbeit mit großen Datenmengen schneller und intuitiver. Anstatt Zellbereiche wie A1:B10 zu referenzieren, können nun aussagekräftige Namen vergeben werden, die dank einer neuen Autovervollständigungs-Funktion Fehler bei der Dateneingabe reduzieren. Zudem werden komplexe XLSX-Dateien spürbar schneller geladen, was sich in einer flüssigeren Bearbeitung bemerkbar macht.

Professionelle Präsentationen

Die neue „Presenter Console“ gibt Anwendern mehr Kontrolle und Sicherheit bei Vorträgen. Sie ermöglicht die Anzeige von Notizen und eine Vorschau der nächsten Folie, während das Publikum nur die Präsentation sieht. Das einfache Kopieren und Einfügen von Folien zwischen verschiedenen Präsentationen spart zudem wertvolle Vorbereitungszeit.

E-Mail, Kalender und Kontakte

Die Aktualisierung der OX App Suite auf Version 8.38 verbessert die Stabilität und den Bedienkomfort. Für IT-Administratoren erhöht sich die Zuverlässigkeit durch eine verbesserte Kompatibilität mit dem Safari-Browser und eine optimierte Wiederholungslogik bei Verbindungsfehlern, was das Supportaufkommen reduziert.

Projekte

Das OpenProject-Update auf Version 16.1.1 konzentriert sich auf kleinere Fehlerbehebungen. Diese Maßnahme erhöht die Stabilität und Zuverlässigkeit der Anwendung und sorgt für reibungslose Abläufe im Projektalltag, was allen Nutzergruppen zugutekommt.

Projektlebenszyklus mit Phasen-Gates

Bereits mit Version 16.1 wurde ein zentrales Feature für die strukturierte Portfolioplanung eingeführt: der Projektlebenszyklus mit Phasen und Phasen-Gates. Projekte lassen sich nun in individuell definierbare Phasen unterteilen, an deren Übergängen sogenannte Phasen-Gates als bewusste Entscheidungspunkte dienen. Statt automatischem Fortschritt ermöglichen diese Gates eine fundierte Bewertung zur Fortführung oder Beendigung eines Projekts.

Besprechungen als PDF exportieren

Besprechungsprotokolle und Tagesordnungen können jetzt direkt als PDF-Dokument exportiert werden. Die neue Funktion fasst alle Agendapunkte, Beschreibungen, Ergebnisse und zugehörige Metadaten automatisch in einem übersichtlichen, druckfreundlichen Format zusammen – ideal für die Archivierung oder Weitergabe.

Hierarchie-Ansicht für benutzerdefinierte Felder

Als Enterprise-Add-on ist es nun möglich, den gesamten Hierarchiebaum von benutzerdefinierten Feldern direkt in der Arbeitspaketansicht darzustellen. Dadurch werden über- und untergeordnete Beziehungen selbstdefinierter Felder auf einen Blick sichtbar und leichter nachvollziehbar.

Deployment

Identitäts- und Zugriffsmanagement

openDesk 1.6 erweitert das IAM um zusätzliche Sicherheitsmechanismen: Die Container für UMC Server und Portal Consumer laufen jetzt ohne Root-Rechte und mit schreibgeschütztem Dateisystem nach dem „Principle of Least Privilege“. IP-Blocklisten sind standardmäßig aktiv, um automatisierte Angriffe besser abzuwehren. Als Vorschau wurden eine „2FA Helpdesk“-Funktion und ein experimenteller „SCIM Server“ integriert, der nach Aktivierung eine zentrale Verwaltung von Nutzerkonten über Systemgrenzen hinweg ermöglicht.

Changelog

Das vollständige Changelog zu openDesk 1.6 finden Sie auf openCode.