Ob die automatische Speicherung von Dokumenten in der Cloud oder das Ende von Server-Lizenzen: Die großen Softwarehersteller ändern die Spielregeln. Dieser Trend macht deutlich, wie dringend öffentliche Einrichtungen souveräne Alternativen wie openDesk prüfen sollten.
Die diesjährige Nachricht aus dem Hause Microsoft stand exemplarisch für eine breite Entwicklung in der IT-Branche: Zukünftig sollen Dokumente aus Office-Anwendungen standardmäßig nicht mehr lokal, sondern direkt in der OneDrive-Cloud abgelegt werden. Auch wenn sich diese Voreinstellung (bisher) manuell anpassen lässt, signalisiert dieser Schritt einen folgenschweren Kurswechsel: Die lokale Datenhaltung wird vom Standard zur Ausnahme.
Dies ist jedoch kein Einzelfall, sondern Teil einer branchenweiten Strategie. Auch andere Marktführer wie Atlassian (Jira, Confluence) haben den Support für ihre lokalen Server-Produkte eingestellt und drängen Kunden in die Cloud. Ähnliche Tendenzen zeigen sich nach der Übernahme von VMware durch Broadcom durch das Ende unbefristeter Lizenzen.
Für die strategische Softwareauswahl in der öffentlichen Verwaltung bedeutet dieser „Cloud-Zwang“ konkrete Schmerzpunkte:
Vendor Lock-in: Die Abhängigkeit von der Preis- und Produktpolitik weniger, meist US-amerikanischer Anbieter wächst. Wenn lokale Lizenzmodelle wegfallen, bleibt oft nur der kostspielige Wechsel in Mietmodelle oder der Verlust des Supports.
Digitale Souveränität: Es entsteht ein permanentes rechtliches Spannungsfeld. US-Gesetze wie der CLOUD Act oder FISA 702 schaffen ein Kollisionsrisiko mit den strengen Schutzanforderungen der DSGVO bei der Nutzung von US-Hyperscalern. Auch wenn politische Abkommen wie das EU-US Data Privacy Framework existieren, um dieses Risiko abzufedern, bleibt die grundlegende Gefahr des Zugriffs durch US-Behörden eine ungelöste strategische Herausforderung.
Komplexität und Kontrollverlust: Die Hoheit über die eigene IT-Roadmap schwindet. Öffentliche Einrichtungen müssen zunehmend auf kurzfristige Änderungen an Plattformen oder Lizenzmodellen reagieren, anstatt ihre IT-Strategie selbstbestimmt zu gestalten.
Die Frage lautet also: Ist es Zeit, die Softwarestrategie neu zu bewerten und digitale Souveränität sowie die Vermeidung von Lock-in-Effekten stärker in den Vordergrund zu stellen?
Die erste Sorge bei einem möglichen Wechsel betrifft oft den Funktionsumfang an sich. Doch für die zentralen Dienste des Büroalltags bietet openDesk längst stabile, quelloffene Äquivalente.
Sehen wir uns die Kernbereiche im Detail an:
Wo proprietäre Standards oft auf Active Directory setzen, hat openDesk ein modernes Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM) auf Basis von Univention/Nubus. Die souveräne Verwaltung von Nutzern und Rechten bleibt damit in eigener Hand.
Die bewährten Groupware-Funktionen werden durch openDesk Mail und Kalender auf Basis von Open-Xchange vollständig abgebildet. Eine nahtlose Synchronisation von Terminen und Kontakten ist selbstverständlich.
Für den sicheren Dateiaustausch tritt openDesk-Dateien (basierend auf Nextcloud) an die Stelle von Public-Cloud-Speichern. Ihre Dateien bleiben dabei stets unter Ihrer Kontrolle.
Hinter der browserbasierten Dokumentenbearbeitung in openDesk steht Collabora Online, das eine hohe Kompatibilität mit gängigen Formaten bietet und kollaboratives Arbeiten in Echtzeit ermöglicht.
Die technologische Basis für einen Wechsel ist somit nicht nur vorhanden, sondern robust und praxiserprobt.
Funktionale Vergleichbarkeit greift jedoch zu kurz. Die eigentlichen Unterschiede liegen in Architektur und Governance. Hier weichen die Ansätze von proprietären Cloud-Suiten und openDesk entscheidend voneinander ab.
Nutzerbasierte Abonnementmodelle sind meist die Grundlage für proprietäre Cloud-Suiten. Sie schaffen kurzfristig eine klare Kostenstruktur, binden die Ausgaben jedoch langfristig an die Preispolitik des Herstellers.
openDesk ist lizenzkostenfrei. Unsere Kalkulation folgt einem TCO-Modell, bei dem sich die Ausgaben von wiederkehrenden Lizenzgebühren auf aktiv steuerbare Posten verlagern:
Projekt- und Migrationskosten: Für die Ersteinrichtung und Übernahme von Bestandsdaten.
Infrastrukturkosten: Für den Betrieb auf eigenen Servern oder bei einem europäischen Cloud-Anbieter.
Support- und Wartungsverträge: Um die Betriebssicherheit und den Herstellersupport zu gewährleisten.
Schulungs- und Personalkosten: Für die Mitarbeiterqualifizierung und den internen administrativen Aufwand.
Große Cloud-Anbieter bieten Sicherheit als „Managed Service“. Die Verantwortung für die Infrastruktur liegt beim Anbieter; Kunden müssen auf vertragliche Zusicherungen vertrauen. Änderungen an Speicherorten oder Voreinstellungen können Compliance zu einer administrativen Daueraufgabe machen.
openDesk dagegen verankert die Kontrolle in der eigenen Organisation. Der quelloffene Code ermöglicht Audits durch unabhängige Dritte wie das BSI. Durch das Hosting im eigenen Rechenzentrum oder bei einem vertrauenswürdigen europäischen Anbieter wird die Datensicherheit zum integralen Bestandteil der Architektur. DSGVO-Konformität ist hier der Standard, nicht die Ausnahme.
Globale Standard-Plattformen sind auf international einheitliche Arbeitsabläufe ausgelegt. Spezifische deutsche Verwaltungsprozesse wie beispielsweise ein mehrstufiger, hierarchischer Genehmigungsweg oder die Anbindung an ein spezialisiertes Fachverfahren wie die E-Akte lassen sich in diesen starren Umgebungen oft nur schwer abbilden.
openDesk ist als modulares Ökosystem konzipiert. Offene Schnittstellen (APIs) erlauben sowohl die Anpassung an behördenspezifische Workflows, als auch die tiefgreifende Integration in bestehende Fachverfahren. Die Software folgt dem Prozess, nicht umgekehrt.
Die Wahl der Plattform ist für Verwaltungen keine technische Kleinigkeit, sondern eine strategische Richtungsentscheidung: Will man den digitalen Arbeitsplatz als gemieteten Standarddienst globaler Konzerne betreiben oder als eigenständig gesteuerte Infrastruktur?
Der Markttrend bei Anbietern wie Microsoft, Atlassian oder VMware zeigt deutlich in Richtung Cloud-Zwang und Abo-Modelle. openDesk erfordert zwar mehr Eigeninitiative in der Gestaltung, bietet dafür aber Transparenz, volle Anpassbarkeit und langfristige Souveränität.
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Version 1.4 bringt Verbesserungen der Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit, die Ihnen mehr Kontrolle über Ihre digitalen Arbeitsabläufe geben. Die Updates optimieren Kernkomponenten und bereiten größere Funktionserweiterungen vor.
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